1. Arbejdet skal give mening

Frivillige er en stor del af at arrangere events og festivaler. De arbejder frivilligt, fordi det gavner deres CV, og for at få indsigt i, hvordan man laver events. De skal behandles ordentligt. Og endnu vigtigere – arbejdet skal give mening. De skal altså være klar over, hvilke funktion de har, og hvorfor den er vigtig for at få eventet til at blive en succes.

2. God kommunikation
De frivillige skal organiseres. Der skal være styr på vagtplan, og de skal have en skriftlig briefing inden eventet. Du skal have en telefonliste med numre til alle, så de kan kontaktes, hvis nogen ikke møder op. Der skal desuden være en frivilligkoordinator eller arbejdsleder, som de kan kontakte med spørgsmål, eller hvis noget går galt.

3. Glade frivillige er effektive
Mange frivillige vil gerne arbejde sammen med deres venner, så det kan betale sig at tænke over det, når vagtplanen lægges. Når nogle af dem kender hinanden, fungerer de hurtigere som et samlet hold. Og jo mere effektive de er, des hurtigere bliver opgaven løst.

4. Husk at rose
Husk ros og tag højde for pauser og mad til de frivillige. Det gør arbejdet sjovere, og folk mere engagerede. Gør det klart for folk, at du gerne vil give dem en anbefaling, hvis arbejdet er ordentligt udført. Det øger motivationen, når man kan mærke, at ens arbejdskraft er værdsat.

5. Hav en backupplan for oprydning
Det er altid nemmere at få folk til at stille op og gøre klar, end at tage scener ned og rydde op. Det skal du tage højde for. Hav derfor også en plan B, hvis nogle af de frivillige ikke dukker op til at rydde op efter eventet, så du ikke står med arbejdet alene.